Wymiar etatu: 1,0 (pełny etat)

Wymiar czasu pracy: 40 godzin tygodniowo

Adres i miejsce wykonywania obowiązków służbowych: Consulate General of The Republic of Poland in Belfast (67 Malone Road, BT9 6SB Belfast) 

 

Zakres obowiązków na stanowisku referenta ds. obsługi sekretariatu:

1. Obsługa interesantów Konsula RP oraz prowadzenie terminarza spotkań.
2. Wykonywanie połączeń telefonicznych Konsula RP.
3. Organizacja i obsługa konferencji oraz narad, zapewnienie małej recepcji.
4. Obsługa instytucjonalnej skrzynki poczty elektronicznej sekretariatu.
5. Prowadzenie listy protokolarnej, drukowanie oraz wysyłanie zaproszeń.
6. Aktualizacja danych teleadresowych konsulatu i jego pracowników.
7. Przepisywanie tekstów, sporządzanie fotokopii dokumentów, itp.
8. Przedkładanie korespondencji do podpisu Konsula RP.
9. Wykonywanie zadań punktu kancelaryjnego, w szczególności:
   • odbieranie, rejestrowanie, przekazywanie według właściwości oraz przechowywanie korespondencji jawnej (zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej),
   • przyjmowanie, przygotowywanie do wysyłki, rejestrowanie i wysyłanie korespondencji wychodzącej jawnej,
   • uczestniczenie w komisyjnym archiwizowaniu, brakowaniu i niszczeniu akt,
   • opracowywanie planu urlopów pracowników konsulatu.
10. Wykonywanie innych zadań powierzonych przez Konsula RP.

Niezbędne wymagania:

1. obywatelstwo polskie,
2. niekaralność,
3. uregulowany status migracyjny w Zjednoczonym Królestwie Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej,
4. wykształcenie co najmniej średnie, ale preferowane wyższe,
5. biegła znajomość języków polskiego i angielskiego (co najmniej na poziomie C1),
6. poświadczenie bezpieczeństwa upoważaniającego do dostępu do informacji oznaczonych klauzulą „poufne” lub w przypadku jego braku – zgoda na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu,
7. biegła obsługa komputera (MS Office, MS Outlook),
8. bardzo dobra organizacja czasu pracy; systematyczność, terminowość, dokładność, odporność na stres oraz umiejętność pracy w zespole,
9. umiejętność prowadzenia korespondencji biurowej (urzędowej) w języku polskim i angielskim,
10. wysoka kultura osobista, dbałość o wizerunek własny – stosowanie się do zasad dress code urzędu.

Wymagania dodatkowe, będące atutem:

1. trzyletnie doświadczenie zawodowe w obszarze administracyjno-biurowym,
2. prawo jazdy wraz z praktyczną umiejętnością prowadzenia pojazdów.

Wymagane dokumenty i oświadczenia:

1. CV i list motywacyjny sporządzone w języku polskim,
2. oświadczenie kandydata o:
   • wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji,
   • niekaralności i korzystaniu z pełni praw publicznych,
   • wyrażeniu zgody na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu (jeśli dotyczy),
3. kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie,
4. kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie obywatelstwa polskiego,
5. kopie dokumentów potwierdzających posiadanie stosownego doświadczenia zawodowego (jeśli dotyczy),
6. kopie dokumentów potwierdzających znajomość języków obcych (jeśli dotyczy).

WAŻNE! Aplikacje można składać do 5 grudnia 2024 r. (czwartek), do godz. 17.00:

• pocztą: na adres konsulatu, z dopiskiem na kopercie „Aplikacja na stanowisko: referent ds. obsługi sekretariatu”:
  Consulate General of the Republic of Poland in Belfast
  67 Malone Road
  BT9 6SB Belfast
• lub na adres e-mail: belfast.kg.rekrutacja@msz.gov.pl

Decyduje data wpływu aplikacji do Konsulatu Generalnego RP w Belfaście. Oferty otrzymane po ww. terminie nie będą rozpatrywane.

Dodatkowe informacje:

1. Dokumenty powinny być opatrzone datą i własnoręcznym podpisem kandydata.
2. W aplikacji należy wskazać aktualny numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej.
3. Dokumenty załączone do aplikacji nie będą zwracane.
4. Konsulat Generalny RP w Belfaście zastrzega sobie prawo do kontaktu wyłącznie z wybranymi kandydatami w celu zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną.